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La gestion administrative d’une entreprise regorge de termes étranges, qu’il faut pourtant connaître, d’autant qu’ils ne sont pas si difficiles à maîtriser, avec un bon dictionnaire en main… Voilà pourquoi nous vous proposons un glossaire de base, à garder sous le coude pour devenir incollable sur des notions aussi fondamentales que la gestion des tiers, la DPAE, le registre du personnel, bref sur à peu près tout, en fait.
Si vous voyez d’autres termes de gestion administrative qu’il serait utile d’intégrer dans cet article, n’hésitez pas à nous en faire part !
Elle termine ou clôture, comme son nom l’indique, votre exercice fiscal, c’est-à-dire votre année comptable et fiscale. Ce qui signifie faire l’inventaire ou descente des comptes, tout vérifier et figer, clore ces résultats, ce qui sera le point de départ de votre exercice ou année comptable suivante. C’est le grand moment pour votre comptable, mais avant tout pour vous ! Cette clôture se prépare en amont pour éviter un stress inutile.
Elle fait partie des démarches obligatoires lorsqu’on embauche un ou une salarié(e).
Elle se fait auprès de l’URSSAF dans les 8 jours qui précèdent l’entrée de la personne dans votre entreprise.
Cette déclaration, simplifiée, vise à garantir à ce nouveau salarié l’ensemble de ses droits sociaux et à vous donner le statut d’employeur auprès des organismes de contrôle (URSSAF, assurance chômage, service de santé au travail…).
L’année compte 365 jours et quatre saisons, on ne vous l’apprend pas. Eh bien, l’année de votre entreprise aussi, ce qui se concrétise par des échéances de règlement , de facturation, à émettre et recevoir, voire des dates de résiliation de contrats d’assurance…
Un échéancier rigoureux permet de ne pas accumuler les retards et maintenir une gestion saine de votre entreprise, ainsi que de bonnes relations avec vos clients et fournisseurs.
Le synonyme de l’exercice, dans ce glossaire, c’est tout simplement « année », fiscale et comptable de votre entreprise. A la fin de l’exercice, vous devez faire la clôture des comptes et ainsi entamer un nouvel exercice.
C’est l’ensemble des informations concernant les personnes ne faisant pas partie de l’entreprise. En gros, les fournisseurs et les clients. L’ensemble de ces données, réunies sur un seul logiciel, permet d’avoir une vision à jour de votre activité. Cela vous permet surtout de prévenir plus facilement les risques potentiels causés par ces tiers : financier, réglementaire, juridique, de réputation...
Vous devez en tenir un dès la première embauche de salarié(e) (ou de stagiaire!) Différentes informations sont à renseigner pour chaque salarié (son identification, type de contrat, date d’entrée, de sortie…) et mises à jour le cas échéant.
Il est à garder pendant 5 ans à compter de la date de sortie du salarié.
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