Gestion administrative
Comment gagner
un temps inestimable ?
Si la trésorerie est l’oxygène de l’entreprise, la gestion administrative en est le poumon.
Mais avez-vous créé une boite pour « faire de la paperasse »?
Sans doute pas. C’est pourquoi vous avez tout intérêt à mettre en place un système de gestion administrative efficace. Vous gagnerez un temps considérable que vous pourrez (enfin !) consacrer à la croissance de votre entreprise.
Voici les 4 postes sur lesquels vous devez orienter vos efforts :
Clé numéro 1
Gestion de la facturation
La gestion administrative est intimement liée à la gestion de la trésorerie. Pour avoir des flux de trésorerie fluides, vous devez avoir un système de facturation rodé et performant, qui suit des principes clairement établis. Ces principes sont les mêmes pour les factures clients et fournisseurs.
Vous voulez gagner du temps ? Appliquez la méthode des 5R :
- Régularité
- Rigueur
- Recouvrement de vos factures
- Règlements
- Rapprochement : entre les mouvements bancaires et les factures
La gestion du poste facturation doit rentrer dans votre routine. Nous savons que cela ne fait pas rêver, mais en étant organisé et en y dédiant des plages horaires chaque jour, vous gagnerez en efficacité et en temps. Fini les rushs de fin de mois !
Astuce 
Déléguez en interne à une personne de confiance ou externalisez ce service auprès de professionnels.
La gestion du poste facturation doit rentrer dans votre routine.
Clé numéro 2
Gestion des ressources humaines
Impossible de parler de gestion administrative sans aborder la question de la gestion des ressources humaines. Et vous le savez mieux que quiconque, ce n’est pas une mince affaire. D’autant plus que, et encore davantage dans une TPE/PME, ce poste est hautement stratégique.
En tant que chef d’entreprise et afin de vous concentrer sur le management de votre équipe, nous vous conseillons de mettre en place un cadre administratif rigoureux. Cette gestion administrative saine et préventive contribuera à apporter confiance, harmonie et donc productivité.
A l’instar d’un vol en avion où les 3 étapes sensibles sont le décollage, le pilotage à l’instrument et l’atterrissage, la gestion RH nécessite une attention particulière à l’embauche, dans la gestion quotidienne et au moment du départ des salariés. Sinon gare au crash.
Avant de vous envoler, suivez les « checklists » ci-dessous :
L'embauche
Pour chaque nouvelle embauche, vous devez penser à ces éléments contractuels :
- DPAE (déclaration préalable à l’embauche)
- Contrat de travail
- Registre du personnel
- Visite médicale
- Mutuelle
- Prévoyance
Astuce 1
Prenez le temps de rédiger un règlement intérieur et de le faire signer à vos collaborateurs. Il pourra vous rendre de grands services dans la relation avec vos salariés.
Astuce 2
Contrairement aux idées reçues, le CDI peut être plus souple et moins cher qu’un CDD à condition de maitriser les règles de la période d’essai.
La gestion quotidienne
Les collaborateurs en place, il faut maintenant les garder motivés. De par notre expérience, nous vous recommandons de mettre l’accent sur la feuille de paie et son paiement dont voici les 4 étapes essentielles :
- Mise en place d’un outil central de suivi des paies : congés, maladies, accidents, entrée ou sortie, primes. Celui-ci pourra être un simple fichier Excel ou un logiciel spécialisé
- Vérification de la concordance des bulletins édités par le cabinet comptable avec les informations transmises avant envoi aux salariés.
Flash info : dans le cas d’un litige c’est votre responsabilité qui est engagée et pas celle de votre expert-comptable - Paiement des salaires à temps (en tenant compte des délais bancaires) parce que « ventre vide n’a pas d’oreilles » 😉
- Mise à jour du fichier de suivi des paies avec les derniers éléments des bulletins de salaires
Astuce
La mise en place d’entretiens annuels individuels, est certes chronophage, mais est un outil de management efficace. N’hésitez pas à vous faire aider
Attention, l’absence d’entretiens peut être sanctionnée pour les entreprises de plus de 50 salariés.
La fin de collaboration
La qualité de la rédaction du contrat de travail ainsi que le respect de la gestion quotidienne des collaborateurs devraient vous prémunir d’un atterrissage chaotique. Malgré tout, certaines règles doivent être suivies selon les différents cas de figures :
- Rupture de la période d’essai :
sortez vos calculatrices et l’aspirine pour déterminer le délai de prévenance
- Démission :
attention au préavis, aux congés payés et à la clause de non-concurrence
- Rupture conventionnelle :
le cadre réglementaire est très précis et demande une application stricte des étapes et du timing
- Licenciement :
dans ce contexte conflictuel, les règles sont là encore très spécifiques. Afin d’éviter les Prud’hommes et ses risques financiers, nous vous conseillons de vous appuyer sur un avocat spécialisé (souvent moins onéreux au final)
Astuce
Près de 15 ans d’expérience nous permettent d’affirmer qu’un bon contrat de travail immunise contre la majorité des complications. Suivez les indications de l’équipage
Chez les clients que nous accompagnons, et c’est le cas dans la majorité des TPE/PME, le DAF a souvent le rôle de DRH. Ainsi nous sommes toujours en étroite collaboration avec les chefs d’entreprise sur ce sujet si délicat et si stratégique à la fois.
De la rédaction du contrat de travail, à l’élaboration des primes d’activité (participation, intéressement et PEE) en passant par la gestion des paies, notre position « extérieure » à l’entreprise facilite souvent la prise de recul nécessaire et ainsi la résolution de problèmes.
Astuce
Pour un vol en toute sécurité, faites appel à des pilotes professionnels qui vous feront gagner du temps et de la sérénité
Clé numéro 3
Gestion de la comptabilité
Je vois déjà votre réaction : je n’ai rien à faire, j’ai déjà un comptable qui s’occupe de tout !
Pour en être sûr(e), répondez à ce questionnaire rapide :
- Avez-vous mis en place des outils de contrôle de la comptabilité ?
- Arrivez-vous serein à la clôture comptable de l’exercice fiscal ?
- Gestion des factures, aller-retour fiche de paie, bilan annuel, etc. Connaissez-vous le nombre d’heures que cela représente pour vous et vos équipes chaque année ?
Si vous avez répondu « non » à au moins 1 question, rassurez-vous, c’était le cas de nos clients au début de notre intervention.
En revanche, ce qui est moins rassurant (sans être une fatalité) c’est que cela induit que :
- Vous ne maîtrisez pas complètement votre comptabilité
- Vous y passez plus de temps que vous ne l’imaginez
- Ou pire, les 2 !
Pas de panique ! Voici nos solutions :
1 - Reprendre la maîtrise
Contrôler le travail de comptabilité
- Vous avez un comptable en interne : son rôle premier est de s’assurer de la tenue de comptabilité. Mais ce n’est pas un gestionnaire d’entreprise
- Vous travaillez avec un cabinet d’expertise comptable : en appartenant à l’Ordre des experts-comptables, ils sont garants d’un cadre étatique. Ses conseils pour l’entreprise sont donc orientés vers le coté légal plus que celui du business. Or les 2 ne sont pas incompatibles !
Conclusion : gardez bien en tête que c’est vous le patron !
Reprendre la maitrise de vos données comptables
Vous devez mettre en place des outils de gestion auquel le cabinet comptable doit s’adapter. Le but étant que la comptabilité soit au service de l’entreprise et non l’inverse.
Astuce
Vous l’aurez compris « la confiance n’exclut pas le contrôle ». Gardez les yeux bien ouverts (c’est mieux pour piloter ✈) et n’hésitez pas à exercer un contre-pouvoir.
2 - Gagner du temps
Récupération et envoi des factures, préparation de la clôture, etc : toutes ces petites actions mises bout à bout, ce sont plusieurs heures par mois que vous passez à gérer de la comptabilité. Imaginez à la fin de l’année !
C’est là toute la plus-value d’un DAF externalisé. Car si le comptable établie vos comptes passés, le DAF vous aide au jour le jour à les faire fructifier (mon DAF ce jardinier 🙂 ).
Son action vous permettra de gagner un temps inestimable :
- Gestion de la relation avec le cabinet d’expert-comptable
- Mise en place et digitalisation des processus comptables
- Contrôle effectif de la comptabilité
- Gestion de la clôture comptable
Astuce
Aujourd’hui de nombreuses solutions digitales vous feront gagner un temps précieux. Attention toutefois à leur coût ! Afin d’évaluer les solutions qui conviennent le mieux à votre entreprise, faites-vous accompagner par des professionnels
On vient de se rendre compte ensemble que, contrairement aux idées reçues, le comptable ne peut et ne doit pas gérer tout le pilotage de votre comptabilité. En effet, il est préférable que vous gardiez le contrôle de cette dernière afin qu’elle soit au service de la croissance de votre activité. N’hésitez pas à vous faire aider pour cette tâche technique et chronophage.
Vous voulez reprendre la maîtrise ? N’hésitez pas à vous faire aider !
Clé numéro 4
Gestion des tiers
On dit traditionnellement qu’un chef d’entreprise est un vrai couteau suisse et qu’il doit savoir tout faire. C’est vrai ! Mais lui pose-t-on la question de savoir s’il aime tout faire et si la gestion de l’ensemble de ses tâches est optimale ? Pas vraiment !
Ainsi pourquoi n’aurait-il pas le droit de se faire aider afin de pouvoir se consacrer à son cœur de métier et laisser certaines tâches à un professionnel ? C’est le cas notamment des relations avec les tiers de l'entreprise car on ne parle pas avec un banquier comme on le ferait avec un avocat ou un inspecteur des impôts.
Voici néanmoins quelques clés à connaitre lorsque l’on s’adresse à ces professionnels :
Comptable
Comme nous l’avons vu précédemment la comptabilité est très technique et nécessite une vraie maitrise afin de garder les rênes de son entreprise. Ainsi plus vous serez à l’aise avec ses règles, plus la relation avec votre cabinet comptable sera agréable et productive.
Banquier
Un banquier a une aversion aux risques toute particulière. C’est normal, il prête de l’argent qui n’est pas le sien. Imaginez le stress ! Soyez donc toujours dans la communication et la réassurance, il vous le rendra bien.
A lire aussi : Gestion de trésorerie - Soigner sa relation bancaire
BPI
La banque publique d’investissement est un formidable allié du chef d’entreprise. En effet, elle a été mise en place par l’État afin d’aider les sociétés françaises à se développer en France et à l’international. Il faudra parler croissance du CA, emplois, innovation, parts de marché à l’international pour obtenir le graal.
Fournisseurs
Ce sont des chefs d’entreprise comme vous donc comportez-vous avec eux comme vous aimeriez qu’ils se comportent à votre égard.
Investisseurs
Business Angel, fonds d’amorçage, fonds d’investissement. Startupers, félicitations, ça y est, vous avez enfin réussi à sortir de votre garage. Pour que l’euphorie de la lune de miel perdure n’hésitez pas à prendre un conseiller conjugal.
Avocat
Contrairement aux idées reçues, un avocat n’est pas un stratège (ou alors à 800€ de l’heure). N’attendez donc pas de lui qu’il vous trouve des solutions miracles. En revanche, c’est un excellent homme de lois qui saura transcrire votre stratégie en dialecte juridique et sera ainsi un allié de poids.
Services de l’État : Impôts, Urssaf, etc
Leur mission principale est de récolter les sommes dues par l’entreprise au titre des différents impôts et cotisations sociales. Elles sont donc en général plutôt impopulaires du point de vue du chef d’entreprise. Pourtant elles sont un rouage essentiel à la bonne marche générale de la société française (on a été obligé d’écrire cela sous la torture). De ce fait, elles ne sont pas « contre » les entreprises mais servent un dessein général plus qu’un intérêt particulier. Ainsi de nombreuses incompréhensions et désaccords pourront être évités, si tant est que l’on prendra soin de communiquer le plus en amont possibles de difficultés rencontrées.
A lire aussi : Gestion de trésorerie - Négocier les charges fiscales et sociales
Astuce
Comme vous, chaque professionnel avec qui vous échangez dans le cadre de votre activité a ses propres langages et ses propres intérêts. Faites donc preuve d’empathie avant d’aborder chacune de ces relations, ou payez-vous les services d’un traducteur
Nous avons vu ici qu’une des recettes pour gagner du temps est une organisation optimale.
En réalité la véritable clé pour atteindre cet objectif est de déléguer au maximum et externaliser tout ce qui est possible.
C’est un vrai investissement et non une dépense. Car en nous confiant la gestion administrative de votre entreprise, vous vous libérerez une charge mentale et un temps inestimable. Retrouvez sourire et joie d’entreprendre 😄 (amour et beauté).
Dirigeant de TPE-PME,
revenez à votre métier et gagnez en
croissance
Confiez-nous l'administratif et consacrez vous à ce pour quoi
vous avez de la plus-value et sûrement plus d’intérêt