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Comment faire pour éviter d'avoir les poches vides ? Pensez prévisionnel de trésorerie !

Pourquoi et quand faire un prévisionnel de trésorerie ?

Le chef d’entreprise a plus d’un point commun avec le navigateur : il doit affronter tous les temps, prendre les bonnes décisions sur une mer d’huile comme en pleine tempête.

Pour réussir à maintenir son cap, le marin a besoin d'instruments de navigation sûrs. Si vous êtes dirigeant d’entreprise, vous savez l’importance cruciale d’avoir de la visibilité pour votre activité.

C’est ce qui va vous aider à prendre des décisions judicieuses pour votre entreprise, qu’elle soit une TPE, une PME ou une grande entreprise. Vous avez besoin d'un instrument de pilotage fiable.

Cet instrument, c’est le prévisionnel de trésorerie.

Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi et quand mettre en place un prévisionnel de trésorerie solide et adapté à votre activité.

Le prévisionnel de trésorerie : informations clés

Le prévisionnel de trésorerie est un outil de gestion qui vous aide à avoir une vision claire et précise de votre trésorerie. Il permet d’identifier et d’anticiper rapidement les problèmes potentiels pour prendre les mesures de la situation et prendre les décisions adaptées à celle-ci. 

A quoi ressemble un prévisionnel de trésorerie ?

C’est un tableau qui anticipe les encaissements et décaissements sur l’année, avec une ventilation mensuelle et une mise à jour quotidienne généralement. Il permet de visualiser les rentrées et sorties d’argent. Vous pouvez ainsi prévoir les périodes de tension et anticiper  les actions à mener  pour y faire face, par exemple pour couvrir une baisse temporaire de l’activité ou pour financer un investissement important.

Quel type d’entreprise est concerné ?

Toutes les entreprises, quelle que soit leur activité, leur effectif, leur chiffre d’affaires, l’étape de développement dans laquelle elle se trouve, doivent réaliser un prévisionnel de trésorerie, mais cela est encore plus important pour celles qui ont une activité saisonnière ou une forte croissance.

Quand doit-on faire un prévisionnel de trésorerie ?

Il ne faut pas attendre les premières difficultés pour le faire. Au contraire, commencez à en établir un dès le lancement de votre entreprise et tout au long de son existence. Faites l’exercice sur au moins une année glissante, sachant que vous serez  vraiment précis sur une période de 1 à 3 mois.

Pourquoi faire un prévisionnel de trésorerie ?

Grâce à cet outil de pilotage, vous pouvez anticiper les flux financiers, mieux gérer votre trésorerie, éviter les découverts ou les défauts de paiement.

Vous maîtrisez votre besoin en fonds de roulement

Ce prévisionnel va vous permettre de maîtriser votre BFR pour 

  • anticiper les paiements à venir : fournisseurs, échéances fiscales et sociales.... Vous éviterez ainsi les surprises désagréables !
  • réduire les coûts de financement : en anticipant les besoins en trésorerie, il est possible de chercher les sources de financement les moins coûteuses, ce qui permet d’améliorer la rentabilité de votre entreprise

Vous évaluez les besoins en financement de votre entreprise

Le prévisionnel vous permet aussi d’identifier les opportunités de levées de fonds ou de prêts bancaires, pour anticiper au maximum et vous lancer au bon moment.

Nous avons donc vu l'importance, pour la santé de votre entreprise, du prévisionnel de trésorerie. Voyons maintenant les bonnes pratiques qui guident la création de votre prévisionnel.

Créer votre prévisionnel de trésorerie : les bonnes pratiques

Faites preuve de rigueur et d’exhaustivité

Envisagez tous les cas de figures, toutes les hypothèses, même - et surtout ! - les plus pessimistes, l’idée étant de parer à toute éventualité. 

Voici quelques conseils dictés par l’expérience :

  • Toujours faire votre prévisionnel en TTC
  • Intégrez les salaires nets
  • N'oubliez pas  les charges patronales et salariales
  • Prenez en compte les délais de paiement en vous basant sur la date de paiement et non de facturation
  • Appuyez-vous sur les historiques d’encaissements et de décaissements pour faire des projections plus fines

Soyez régulier 

Pensez à l’actualiser ! 

Le prévisionnel de trésorerie n’est pas figé dans le temps. Il doit être mis à jour régulièrement pour rester fiable.

Il est recommandé de l’actualiser quotidiennement. 

En rapprochant les données bancaires avec exhaustivité et en confrontant les mouvements réels avec les mouvements prévisionnels, vous êtes en mesure d’analyser d’où viennent les écarts.

Grâce à cet outil de reporting primordial, vous rassurez, le cas échéant, les investisseurs. Il permet également à la direction générale ou au DAF (directeur administratif et financier) d’avoir des alertes et de tirer la sonnette d’alarme sur des points de gestion précis, si nécessaire.

Mettez en valeur l’essentiel

Pour éviter de vous perdre dans les détails, il est nécessaire de hiérarchiser les informations selon les besoins et la visibilité que vous avez de votre activité. 

Vous pouvez, par exemple, identifier des catégories : en mettant de l’ordre et en catégorisant les mouvements d’argent, vous facilitez la lecture.

Les outils à votre service pour établir votre prévisionnel

Pour être optimal et vous éviter d’y consacrer trop de temps, nous vous conseillons d’utiliser des outils adaptés à votre activité qui vont vous aider à mettre à jour votre  prévisionnel de trésorerie au quotidien.

Des outils de gestion manuels ou digitaux

La création d’un prévisionnel de trésorerie peut être réalisée en utilisant Excel ou à l’aide d’outils digitaux. Excel est un outil pratique et agile, mais il est non automatisé. Il nécessitera donc une mise à jour régulière souvent réalisée par votre DAF (externalisé par exemple 😉).

Les outils digitaux, tels que Agicap ou RocketChartu, sont des alternatives plus adaptées pour les entreprises qui ont des besoins en suivi de trésorerie complexes. Les outils tels que Regate sont quant à eux plus complets, car ils intègrent les factures d'achat et de vente.

Quel est le meilleur outil pour établir un prévisionnel performant ?

Selon votre activité, certains outils seront plus adaptés que d’autres : si votre entreprise a des besoins en  trésorerie relativement simples, Excel est souvent largement  suffisant. En cas de configuration plus complexe, les outils digitaux seront plus adaptés, en permettant d’automatiser, d’éviter les erreurs et  de gagner du temps sur la mise à jour.

On peut tout à fait utiliser les deux types d’outils ensemble, en se servant d’Excel pour les tâches simples et en maniant les outils digitaux pour les tâches complexes. Enfin, un outil intégré, qui fait la liaison entre les achats, les ventes et les mouvements bancaires, réduit considérablement le temps passé à établir un prévisionnel fiable et évolutif.

La mise en place de ce type d’outil prenant en compte toutes les données essentielles nécessite de passer du temps sur leur mise en place et sur l’adaptation de vos process, nous vous recommandons d’être accompagné par un DAF qui connaît déjà ces outils.

En conclusion, avec le prévisionnel de trésorerie, vous évitez de naviguer à vue, vous gardez le cap vers vos objectifs, en réduisant ou en augmentant la voilure selon le temps. Avec un tel instrument de pilotage, vous gagnez en sérénité, tout simplement car vous êtes en mesure d’anticiper les difficultés et vous préparer pour y faire face. Vous mettez ainsi toutes les chances de votre côté pour assurer la bonne santé financière et la pérennité de votre entreprise.

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